Готовые документы за пять минут и работа без ошибок

Год назад завершился процесс внедрения автоматизированной системы учета расчетов с потребителями за услуги ЖКХ в Центральной дирекции по тепловодоснабжению (ЦДТВ) – филиале ОАО «РЖД». Подводим первые итоги. Внедрение системы АСУ ЖКХ увеличило собираемость доходов со сторонних потребителей на 1–2%, в зависимости от региона.

АСУ ЖКХ – это система, предназначенная для автоматизации процессов начисления и учета платежей за жилые и нежилые помещения и коммунальные услуги, а также обеспечения информационного обмена между участниками системы.

Внедрение АСУ ЖКХ сделало процесс учета простым и быстрым.
◆ Система формирует все виды отчетов и платежных документов быстрее пяти минут. Вопросы, которые ранее занимали несколько дней, решаются практически мгновенно.
◆ Электронные сервисы оперативно выявляют случаи неплатежей и информируют клиентов. Личное обращение занимало много времени,  а график работы Центральной дирекции по тепловодоснабжению не всегда удобен для работающих пользователей.
◆ Сократились трудозатраты персонала за счет исключения дублирования операций. Автоматизация снизила влияние человеческого фактора и уменьшила вероятность ошибок.

АСУ ЖКХ внедряли специалисты Отраслевого центра разработки и внедрения информационных систем (ОЦРВ). Архитектура решения основана на технологии распределенной информационной базы. Этот механизм используется для обмена данными между разделенными базами. Система включает центральный узел и периферийные базы для филиалов, между базами выполняется автоматическая синхронизация данных. «В проекте участвовали специалисты ОЦРВ с соответствующим опытом – обладатели сертификатов 1С. Постоянная поддержка представителей ЦДТВ, департамента информатизации ОАО «РЖД» и главного вычислительного центра – филиала ОАО «РЖД» помогала быстро решать возникающие проблемы в рабочем порядке и в соответствии с регламентами ОАО «РЖД», – отметил руководитель департамента управления системами 1С ОЦРВ Николай Салогубов.

АСУ ЖКХ интегрируется с другими сервисами ЦДТВ: онлайн-оплата услуг, управление освещением и отоплением, контроль за состоянием лифтов, СМС-оповещение абонентов и др.

Но любые нововведения требуют времени для адаптации персонала. Одной  из главных проблем стала нехватка квалифицированных специалистов. Большинство сотрудников абонентских отделов не знали об автоматизации процессов управления жилыми домами, и им было трудно работать с системой. «На начальном этапе возникали сбои процессов, но их легко устраняли доработкой настроек. Для решения этих проблем важно проводить регулярное техническое обслуживание и обучение персонала. На ресурсах ЦДТВ мы разместили видеокурсы и инструкции. После добавления новых функций сотрудники проходили обучение на вебинарах», – рассказала главный инженер ЦДТВ Наталья Попова.

ЦДТВ управляет комплексом объектов стационарной теплоэнергетики, водоснабжения и водоотведения на железной дороге, а также оказывает услуги более 160 000 сторонних абонентов. Ранее Центральная дирекция по тепловодоснабжению вела учет расчетов с потребителями вручную. Трудоемкий процесс требовал большого количества времени, не позволял оперативно отслеживать задолженность потребителей и не исключал возможность ошибок. Технология «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» решила эти проблемы. Сегодня АСУ ЖКХ внедрена в 15 дирекциях по тепловодоснабжению по всей России.

С момента внедрения новой системы прошел почти год, и специалисты ЦДТВ отметили первые значимые результаты:
◆ Время на создание платежных документов и регистрацию оплат по каждому абоненту сократилось более чем в полтора раза, а автоматизация загрузки банковских выписок позволила исключить ошибки ручного ввода на 10–15%.
◆ Возможность формирования отчетности в автоматическом режиме позволила обеспечить своевременный управленческий контроль за собираемостью доходов в ЦДТВ и оперативное принятие решений.